Што е потребно за соработка

Истражувањата покажуваат силна позитивна корелација помеѓу соработката и иновацијата.
Во просек, денес состаноците за мали групи, до 5 луѓе, траат под 30 минути, и вклучуваат нови алати; 70 проценти од овие остварените состаноци се случуваат на работните места.
За да се стимулира соработката, компаниите се повеќе инвестираат во поголем простор за соработка, но и се повеќе се фокусираат на пронаоѓање нови дизајнерски решенија за да луѓето имаат избор кое место е најсоодветно за извршување на конкретната задача.

Луѓето работат заедно цело време, но сепак е тешко да се оствари соработка. За подобро да се разбере соработката на работното место, спроведени се истражување на четири континенти, и откриено е дека можноста за избор од повеќе различни места за работа , како и вертикални простори за презентирање на проектите , ја олеснуваат соработката помеѓу луѓето. Истражувачите потврдија 10 различни канцелариски активности кои ги нарекоа модалитети на работа.

Во модерните компании соработката е стил на работење кое помага во ефективното справување со напливот на новите бизнис услови кои се развиваат и брзината со која денес се случуваат промените. Исто така е ефективна алатка за контролирање на овие фактори, што е вистински предизвик ако водиш бизнис денес. Како што напишал поранешниот извршен директор на ИБМ Самуел Палмисано „ во модерното доба настаните, предизвиците и можностите, кон нас доаѓаат се побрзо и се се понепредвидливи , но во исто време тие се спојуваат и влијаат меѓусебно за да создадат целосно уникатни ситуации. Ваквите ситуации , бараат досега невидени височини на креативност, што е без преседан во бизнис историјата.

Постои силна корелација помеѓу соработката меѓу вработените и успехот на компанијата. Тоа го потврдува една интернационална студија спроведена во Гугл, откриле дека за 81% постои повеќе иновативност во компанијата кога соработката помеѓу луѓето е на високо ниво.

Гугл ја негува таа креативност преку приод кој тие го нарекуваат Иновација Тајм Оф. Инжењерите се охрабрени да потрошат 20 проценти од нивното време за да развиваат нивни сопствени идеи, што често бара покренување повеќе соработка со колегите. Во исто време, пола од новите лансирани продукти, вклучувајќи ги Гмаил, Гугл Њуз, и АдСенс, се директен производ на тие соработки.

Не сите компании се како Гугл – но не ни треба да бидат – но нивниот процес го илустрира она што многу студии го покажуваат.

Соработката обезбедува натпреварувачки дух, и од таа причина, компаниите се трудат да имплементираат атмосфера на соработка на начин кој ќе прифатлив за нивната култура.

Најуспешните светски компании прават холистички приод кон соработка, знаејќи дека има многу фактори кои влијаат на соработката, вклучувајќи ги методите на типот менаџмент, алатките кои менаџерите ги користат како и современите технологии, но и дизајнот на просторот – сите имаат влијание на продуктивноста и задоволството на вработениот.

За да се научи повеќе за улогата на физичкиот простор за соработката, Херман Милер спроведе истражување во 15 компании (кои се идентификувале себе како компании во кои навистина може да се соработува) во САД, Англија, Индија и Австралија. Се набљудуваа луѓето додека се на состаноци, и се водеа детални дневници за тие состаноци. Се на се, преку 700 часови истражување беа спроведени и 2900 состаноци беа набљудувани. Потоа истражувачите ги прекинуваа тие состаноци барајќи поврзаност помеѓу активностите и дизајнот на објектот. Овој труд е преглед на тоа што Херман Милер и другите го осознале за тоа како состаноците и соработката помеѓу луѓето се случуваат.

Увид на истражувањето

И покрај технологиите како Скајп и Вибер, кои овозможуваат на луѓето да се гледаат на различни локации и истовремено да споделуваат документи додека разговараат, луѓето сепак ја најмногу ја посакуваат комуникацијата лице в лице. Зголемената интеракција и меѓусебната поврзаност, како и подобро разбирање и зголемување на ефикасноста, се некои од причините за кои се уште луѓето сакаат да одат во канцеларија. Дури и поединци кои се дел од виртуелни тимови, се свесни дека ако се запознаат членовите на тимот во живо, се отвара патот за подобрување на виртуелното работно искуство. Карстен Соренсен, повозрасен професор за IT и иновација во лондонската школа за економија, изјавил за еден магазин, „Некои од моите револуционерни истражувања кои се дел од моето поле покажаа дека луѓето кои се познаваат себеси добро и кои остануваат во контакт не се чувствуваат ни малку поразлично (користејќи алатки за соработка) отколку кога се заедно во истата соба.

Однесување: Луѓето се во потрага по едноставното, познатото и функционалното

Во традиционална смисла, соработката вклучува организација:

Се закажуваат состаноци, луѓе се поканети, и просториите се резервирани. Но, истражувањето покажува дека најпрво се e спонтано – а понекогаш дури и малку хаотично. Често е непланирано и недефинирано. Во просек, настаните за соработка се кратки (34 проценти од времето траат помалку од 15 минути и 60 проценти се завршуваат под 30 минути), се состојат од само две или три личности, и се користат неколку алатки. Исто така, откривме дека 70 проценти од соработките се случуваат на биро. Луѓето бараат простор за состаноци кога им е потребна приватност или различни алатки, или кога се загрижени дека состанокот ќе трае доволно долго за да создаде нарушување на другите колеги околу.

Накратко, кога луѓето сакаат да соработуваат, тие го бараат наједноставното, најпогодното решение. Ако нивната работна околина има се што е потребно, тие ќе го искористат. Ако не е доволно големо, или e потребен одреден вид на технологија, тие ќе одат до најблискиот простор за состанок кој ја има потребната технологија. – и каде што знаат дека ќе им помогне во нивната потрага. Тие ќе ги искористат конференциските простории кои не им се допаѓаат само како нивна последна опција. Исто така, поголеми групи тежнеат да бидат поструктурирани и фoрмални во нивната соработка, состанувајќи се во затворен простор за подолги временски периоди и користејќи повеќе алатки.

Преку континентите кои беа вклучени во нашите истражувања (многу од нив кои беа повеќе културно слични отколку различни), видовме дека начините на кои се случуваат соработките се универзални, како што и начините на кои работата се случува. Слични работи во различни компании и во различни земји се многу слични во нивниот процес на работа. На пример, проектниот менаџер во Австралија ја користи истата тexнологија, ги користи истите споредливи листови хартија, има ист вид и број на состаноци, и комуницира со истите типови на луѓе како што би направил и проектниот менаџер во Америка.

Технологијата: Алатките го одредуваат користењето на просторот

Технологијата и другите алатки за соработка кои се достапни во простор, налагаат за што ќе биде искористена просторијата и како луѓето ќе комуницираат додека се во таа просторија. Во една компанија која окупира повеќе катови во зграда, видовме луѓе кои користат Скајп за да имаат состаноци дури и кога тие се присутни, само за да заштедат време. И во многу компании видовме луѓе кои користат рамни екрани како алатка за соработка кога се слободни, отколку за презентации.

Хартијата – можеби нај фундаменталната алатка за соработка – е користена во 65 проценти од состаноците, но 3 од 15 компании во нашето истражување намалуваат потрошувачка преку стратегиски иницијативи, вклучувајќи тренинг програми, посветувајќи тимови за намалување на хартијата, и инсталирање повеќе монитори за да се олесни споредувањето на документите на екран, отколку да мора да се отпечати. Исто така видовме дека таквиот приод за користење на хартија варира дури и во истата компанија; на еден кат може скоро и да не се ни користи хартија, додека друг департмент лоциран на друг кат, е скоро зависен од хартија.

Дизајн: Да се овозможи спонтана интеракција

Канцелариите на компаниите кои учествуваа во истражувањето покажаа тренд на многу отворено и флексибилно деловно окружување, особено во Австралија и во Англија. Некои компании додаваат атриум во средина на нивните згради и поставување на пешачки зони со удобност како кафе барови и банкомати. Намерата е да се повлечат луѓе на страна од лифтовите и да излезат надвор на отворено, каде што спонтаните интеракции можат да прејдат во случајни средби.

Друго набљудување што го направивме беше дека всушност е лесно да се создадат простории за заедницата, но многу е потешко луѓето да почнат да ги користат тие простории. За луѓето да увидат дека тие простории се навистина корисни, тие мораат да бидат соодветно лоцирани и опремени со правилните алати. Понатака, луѓето мораат да веруваат дека навистина е во ред да се користат тие простории. Тие го прават ова определување гледајќи ги другите. Дали нивните колеги ги користат овие простории? Кога и како? Што е со нивниот менаџер?

Импликации за дизајн на деловни простории

Работата константно се развива. Големиот глобален пазар, порастот на сложеноста на проблемите, намалувањето на времето на пазарот и други фактори укажуваат на зголемена потреба за соработка. За подобро да се поддржи соработката, работното место треба да се развива на следниве начини:

Намалување на индивидуален простор; Зголемување на колаборативен простор

Кога добро организирани колаборативни простории се достапни и погодни, индивидуалните работни места се користени многу помалку. Истражувањето на Херман Милер покажува дека работните места не се окупирани 60 проценти од времето, низ индустриите, и приватните канцеларии не се окупирани 77 проценти од времето. Знаејќи го тоа, некои компании, особено во Англија, го намалуваат просторот кој е посветен на индивидуалните работни места а за таа сметка се зголемува колаборативниот простор. Еден од начините на кои компаниите го користат простор поефективно е креирајќи распореди со назначени работни места заедно со департмент или област за проекти.

Обезбеди вертикален простор за прикажување

Околината може исто така да поддржи соработка со обезбедување повеќе вертикални простори за прикажување за луѓето да се справат со распоредите, скечови, листи и други артифакти поврзани со работата за тие лесно да можат да ги споделат. Овој тип на простор се намали како што распоредите во канцеларијата се намалија и ѕидовите станаа помали.

Иако информацијата може да биде зачувана на компјутер, луѓето сеуште посакуваат физички артифакти на работа. На пример, видовме луѓе кои импровизираат за да создадат сопствен вертикален простор со следење на работите на табла или панел и носење на таблите со себе.

Направи го пронаоѓањето начин полесно

Колку е поголем објектот, толку поголем проблем претставува пронаоѓањето начин. Една од компаниите која беше учесник во нашето истражување има повеќе од 12 згради на истиот кампус. Во отсуство на начин за добро пронаоѓање, луѓето се враќаат назад на традиционалното (и не многу ефективно) „Дали некој знае каде седи Мери Џонсон од зграда број 4?“ Соработката станува многу потешка кога луѓето не можат да се пронајдат еден со друг.

Креирај различни начини преку пејсаж планирање

Многу бизниси мислат за канцелариите на ист начин на кои урбаните планери мислат за градовите – како „високо замисливи“ места со уникатни квлатитети кои ги стимулираат сеттилата и охрабруваат истражување, внимание и ангажман. Урбаниот дизајнер Кевин Линх ги дефинира овие квалитети како мрежа на патишта, области, јазли и обележја.

Како и вибрантните градови што имаат повеќе видови на простори (продавници, ресторани, библиотеки, и паркови) за различни активности, така и канцелариите треба да нудат различни видови на простории.

Живите Канцеларии им обезбедуваат на луѓето повеќе различни простории кои се оптимизирани да ја поддржат работата и интеракцијата.

Дизајнерскиот одговор на Херман Милер

Пронајдоците од ова истражување ни помагаат да ги разбереме карактеристиките на колаборативниот настан и да се разјасни дека обезбедување на различни понуди од кои луѓето можат да изберат е стимулирање на соработка. Нашиот одговор на увидот добиен не само од ова истражување но и од други истражувачки проекти е Жива Канцеларија, холистички приод кои го крева на повисоко ниво нашиот менаџмент, алати, и место на кои ќе се носи поголема конекција, кретивност , продуктивност, и на крајот просперитети за поединците и за нивните организации.

Живата Канцеларија ги обезбедува луѓето со различни видови на простор кои се оптимизирани за да ја поддржат работата и интеракцијата.Тие простори ги нарекуваме поставувања. Секој од следните 10 поставувања е различно во својата цел, скала и дружељубивост. Секое може да биде извршено на повеќе начини за да се овозможи целта, да се изрази карактерот, или да се зголемат активностите на работа.

Рај: Мало засолниште каде што фокусираната работа може да биде направена без дистракција – или алтернативно, место за развивање.
Кошница: Групирање на работни места каде многу луѓе можат да се вклучат во хармонија во индивидуална и колаборативна работа.
Скок простор: Високо приистапни работни точки кои ќе ја олеснат работата за дискретен период на време помеѓу другите активности.
Залив: Компактен простор кој се доближува до индивидуалните работни точки или заеднички области кои овозможуваат луѓето да вклучат и ангажираат меѓусебно за многу краток период на време.
Клуб: Работно соседство кое генерално припаѓа на тим кој е задолжен за одреден, долгорочен проект.
Работилница: Иделното поставување за луѓето кои работат заедно за да генерираат нови идеи и да ја водат својата работа напред.
Простор за состаноци: Простор дизајниран да го поддржува споделувањето на информации – дали се работи за еден говорник како главата на собата, или група на врсници кои разговараат меѓусебно.
Слетување: Отворено место што се наоѓа во близина на простори за состаноци или форуми.
Форум: Архитектонски затворен простор, дизајниран за поддршка на презентација и дискусија за содржината и овозможување со јасна точка на фокус.
Плаза: Живописно и динамично срце на пејсажот, каде што луѓето можат интуитивно да го земаат пулсот на организацијата.

Иако соработката може да се случи секаде, не е нешто што организациите лесно можат да го направат. Соработката е зависна од културата: Какво однесување е дозволено и наградено внатре во организацијата? Дали има место кое е блиску за работа и дали бара концентрација? И зависи од технологијата: Дали се просторите опремени со алатки кои се потребни за да се заврши работата?

Брајан Грин, повозрасен истражувач во Херман Милер и човекот кој го водеше ова истражување за соработка го споредува негувањето на соработка со процесот на мешање на музика на звучна табла. „Понекогаш, организацијата ја поддржува соработката но просторот е пречка, и нема доволно групни простори за да се задоволи побарувачката,“ вели Грин. „Или можеби просторот е идеален за соработка но никогаш не се користи тоа. Во тој случај, можеби на корпорациската култура и е потребно подесување. Мешањето на фактори е важно многу повеќе отколку само еден индивидуален фактор.“